PMO – Escritório de Projetos

Project Management Office – Escritório de Projetos.

Implantar um PMO é um importante passo que a organização dá em direção a uma gestão de projetos de alta performance. Ter um escritório de projetos efetivamente implantado significa que a gestão da organização em relação a esses trabalhos é tratada como parte estratégica do todo, além de implicar na padronização, no desenvolvimento das competências gerenciais e no alinhamento das três camadas organizacionais — estratégica, tática e operacional — por intermédio da combinação de portfólio, programas e projetos.

Para se tomar boas decisões é preciso ter acesso a bons dados. A visibilidade é crucial, tanto de uma perspectiva estratégica (de cima para baixo) quanto tática (de baixo para cima). Com bom controle sobre as métricas de projetos passados torna-se muito mais fácil prever fatores futuros, e com bom controle da carteira atual é possível descobrir quais trabalhos não estão contribuindo para os objetivos corporativos. Uma boa estratégia de PMO, apoiada por tecnologia sólida, permite modelar múltiplos cenários para garantir que os projetos adicionados realmente contribuirão aos objetivos corporativos.

Existem várias categorias de riscos: financeiros, de governança, de má utilização de recursos e de esforços mal direcionados. Boas políticas de PMO ajudam a calcular os benefícios em relação aos custos de cancelamento de um projeto de baixo desempenho, bem como a identificar projetos que não estão contribuindo para os objetivos corporativos — quanto mais cedo identificados, mais cedo os riscos são reduzidos. Quanto à governança, o objetivo é construir uma estrutura de responsabilização que garanta a conformidade adequada em cada ciclo de vida do projeto.

O maior grau de visibilidade faz com que seja possível ganhar um tipo de controle sobre os projetos que não é praticável fora de um PMO. Uma abordagem centralizada permite a redução de custos, principalmente com a diminuição ou eliminação de esforço duplicado. Como os recursos humanos constituem, de longe, o maior custo de qualquer projeto, este pode ser um benefício substancial. Com boas ferramentas de planejamento é possível ver a procura global e específica do projeto e realocar recursos de acordo, encontrando rapidamente o recurso certo para cada trabalho.

Partes interessadas incluem a linha de gerentes de negócio, gerentes de projeto, analistas financeiros e a equipe executiva. Não se trata apenas do valor real do que se faz: é a percepção de valor que conta. Estratégias eficazes de PMO e PPM permitem que as partes interessadas tenham acesso ao status do projeto e às informações de resultados de que necessitam, sem atolá-los com dados irrelevantes. O resultado é um nível muito maior de conforto e apreço pela execução do projeto.

A essência de um PMO eficiente se resume a fornecer estrutura e tecnologia de processos que permitam atender continuamente aos objetivos de negócio. O sucesso repetitivo é adquirido por meio do estabelecimento de melhores práticas e metodologias comprovadas de gerenciamento de projetos, alavancando processos e lições aprendidas de projetos anteriores, capturadas no repositório do projeto. Assim, a organização será vista não como um negócio reativo, mas sim proativo.